Полное руководство
«Я не хочу вгонять персонал в стресс» — 7 лояльных методов контроля сотрудников
Отсутствие какого-либо контроля сотрудников может отрицательно сказаться на их вовлеченности, продуктивности и благополучии. Давайте разбираться, какие есть виды контроля и как их реализовать в вашей компании.
Независимо от того, является ли ваш бизнес малым, средним или крупным, каждая организация должна иметь набор систем контроля персонала. Если вы хотите отслеживать продуктивность и мониторить деятельность, связанную с работой, вы должны хорошо разбираться в том, что собираетесь внедрить.
Виды контроля работы сотрудников
Контроль сотрудников дает компаниям общую картину того, как выполняется работа в офисе и за его пределами. В зависимости от вида, руководитель может получать всевозможные данные: отработанное время, количество закрытых задач, используемые приложения, уровень продуктивности. Разберем основные виды контроля за сотрудниками, а вы думайте, как можно их применить в вашей компании и улучшить бизнес-процессы.
За способом сбора данных
Устный
В стиле «Вася, что ты сегодня делал?» Подойдет для маленьких команд, где можно лично проконтролировать каждого. Ненадежный способ из-за того, что устные договоренности очень просто нарушить.
Письменный
Проверенный годами. Неплохой способ для тех, кто любит бумажную работу и располагает свободным временем для заполнения 100500 разных листов. Его чаще всего используют люди старой закалки или противники автоматизации.
Автоматический
При минимальных затратах времени дает максимум полезной информации. Используются разные онлайн системы от Excel до облачных SaaS-сервисов. Это идеальный вариант для компаний любого размера. Его недостаток в том, что среди большого выбора, нужно найти именно то, что подойдет вашей компании.
За видом нахождения на работе
Фактический
Видеонаблюдение, СКУД и другие системы, которые фиксируют время прихода и ухода с офиса. С одной стороны, они идеально подходят для контроля опозданий. Но, с другой, если сотрудник вовремя пришел в офис, но еще час проводит за разговорами и пьет кофе на кухне, то к работе он все равно приступит с опозданием.
Продуктивный
Сюда относятся все программы контроля работы на компьютере. Они дают руководителю уверенность в том, что сотрудник не только физически находится в офисе, но и вся его деятельность направлена на задачи и продуктивную работу.
За форматом
Явный и скрытый
Оба эти виды контроля сотрудников касаются установки программного обеспечения на компьютеры и уведомления персонала о наличии системы. В первом случае, вы все делаете открыто, а во втором втихаря от работников.
За всем остальным
На вкус и цвет. Именно так, можно охарактеризовать все, что предлагает рынок для руководителей компаний. Можно устанавливать время контроля — круглосуточный, посменный, почасовой — и настраивать персонально под каждого сотрудника или отдел. Считать только отработанное время или также, анализировать на что его тратили. Использовать один или несколько методов одновременно в работе, как с удаленными, так и штатными сотрудниками.
Чтобы не потеряться во всем этом изобилии, определитесь с какой целью вы намерены контролировать сотрудников. А потом смотрите, какой из следующих методов, лучше всего подойдет для этого.
Методы контроля работы сотрудников
Видеонаблюдение
В некоторых странах требуют, чтобы компании устанавливали системы наблюдения в целях безопасности на рабочем месте. И это их самое лучшее применение. Потому, что устанавливать камеры нужно только в рабочих зонах и без прямого захватывания экрана. Недостаток этого способа в том, что он показывает нарушения и фактическое нахождение в офисе, но не поможет распознать руководителю, продуктивны сотрудники или нет. Сидеть за компьютером и работать — разные вещи, согласны?
GPS-слежение
Используется для отслеживания служебных автомобилей. Подойдет компаниям, чьи сотрудники перемещаются в процессе работы: службам доставки, курьерским и логистическим фирмам, агрохолдингам. GPS-слежение помогает персоналу выбирать наиболее эффективные маршруты, а руководителю — контролировать деятельность подопечных, не отвлекая их от работы. Кроме слежения за автомобилями, GPS-навигация используется для восстановления украденного или пропавшего имущества.
Программа контроля работы на компьютере
Отслеживает время, которое ваши сотрудники потратили на работу в приложениях или на просмотр различных вебсайтов. По сравнению с другими методами, программа контроля работы сотрудников обеспечивает наиболее точные данные. Они также являются наименее инвазивным способом мониторинга ваших сотрудников — и могут использоваться как в офисе, так и в работе с удаленными командами!
Большинство инструментов предлагают различные функции, включительно с расчетом зарплаты, управлением проектами и задачами, анализом продуктивности. Некоторые открывают сотрудникам доступ к личной статистике, чтобы снизить стресс и повысить мотивацию персонала.
Программа контроля работы на компьютере — отличный способ решить проблемы с продуктивностью, определить области для улучшения и фотографию рабочего дня вашей команды. Кроме того, если сотрудники нарушают дисциплину, когда руководителя нет на работе, трекер покажет это.
Кейлоггинг
Это функция, которая записывает каждое нажатие мышки и клавиатуры, а также может делать снимки экрана при запуске по заранее заданным ключевым словам. Недостаток кейлоггера в том, что некоторые считают его нарушением конфиденциальности на рабочем месте. Поскольку инструмент учитывает каждое нажатие клавиши. Не потребуется никаких усилий, чтобы получить доступ ко всем деталям, введенным человеком в компьютер, включая личную информацию. Этот способ контроля за сотрудниками быстрее других может вогнать их в стресс.
Планерки
Зачем собираться каждый день/неделю? Что обсуждать так часто? С первого взгляда, вопросы логичные, но уж очень напоминают страх чего-то нового и нежелание использовать этот метод. Регулярные 15-минутные митинги объединяют команду. Делая их в одно и то же самое время, вы дисциплинируете персонал и помогает им держаться заданных целей. Представьте, что сотрудник 1–2 раза не знал, что ответить на планерке на вопрос: «Над чем сегодня будешь работать?» Потом, ему уже будет стыдно отмалчиваться и, хочет он того или нет, придется планировать задачи, а это первый шаг для повышения эффективности работы.
Отчеты
Сюда заложен тот же принцип контроля за сотрудниками, что и в предыдущем пункте. Придется поработать, чтобы иметь, что написать в отчет за день. Вы скажете, что персонал будет делать абы как просто, чтобы увеличить количество выполненных задач. Не исключено. Во избежание этого, рекомендуем совмещать несколько методов контроля и обеспечить себя максимально полной картиной работы.
Вот пример того, как просто реализовать ежедневную отчетность и не тратит на это много времени.
KPI
Вы знаете историю о том, как французские колонисты раньше всех начали внедрять показатели эффективности и почему их схема рухнула? Почитайте здесь, чтобы понимать, как от правильно выставленных KPI зависит успех компании.
Контроль за сотрудниками на основе показателей один из самых лояльных методов, поскольку не требует постоянного мониторинга работы и перекладывает всю ответственность на персонал. Задача руководителя правильно запустить этот процесс. Придется обсудить с каждым работником показатели его эффективности, чтобы он понимал куда нужно двигаться и что его ждет в результате достижения/не достижения KPI.
Вывод
Контроль сотрудников поможет создать более эффективную команду. Видя, где люди выгорают и где они сияют, вы можете более эффективно делегировать задачи и сопоставить сильные стороны с правильной работой.
Не менее важно распознавать слабину членов команды. Системы контроля работы персонала помогают определить, где им требуется дополнительное обучение и наставничество. Вы можете обнаружить, что на завершение проекта у кого-то уходит необычно много времени и сможете распоряжаться полученными данными на благо компании.
В любом случае вы должны помнить, что чрезмерный контроль, особенно без предварительного уведомления, может создать ненадежную атмосферу и запустить защитные механизмы у ваших сотрудников. Вот почему вы должны поддерживать открытые отношения с сотрудниками. Честность, а также баланс между безопасностью вашей компании и удовлетворенностью сотрудников.
