Бюджет 2021
Система учета рабочего времени: стоит инвестировать в автоматизацию бизнеса во время кризиса?
Ваше стремление автоматизировать процессы, убрать рутину и освободить больше времени для решения важных задач делает ваш бизнес открытым к масштабированию.
Компания без формирования бюджета похожа на машину без топлива. Но, уходящий год показал, что планирование может оказаться…незапланированным. Однако не планирование — это хуже.
Пандемия продолжает влиять на предприятия всех типов. Многие использовали ее, как возможность перейти на удаленную работу или, наконец-то, развить онлайн-продажи, а другие — прекратили свою деятельность.
Конкурентное преимущество компании вытекает из ее способности вводить новшества, в том числе автоматизировать процессы. Поскольку технологические бюджеты 2020 года были перестроены на покрытие проблем, связанных с пандемией, директора должны учитывать в 2021 году расходы на ИТ-решения такие, как система учета рабочего времени и повышения продуктивности.
Как понять, что включить в бюджет?
Пандемия перевернула все с ног на голову, но прожив с ней год, мы уже лучше понимаем, как она влияет на различные отрасли и предприятия. Планируя будущее бюджета, по-прежнему необходимо учитывать три основных показателя: расходы, доходы и прибыль. Поскольку, бюджет — это всего лишь ориентир для достижения целей, то подходить к нему нужно со стороны конечных результатов. Вот важные моменты стратегического планирования, на которые следует обратить внимание во время продолжающегося кризиса:
Расходы
Если у вас есть сотрудники, работающие из дома, хотите ли вы сделать какие-либо вложения в их безопасность или технические средства? Вы готовы инвестировать в автоматизацию процессов? Насколько вам важно прозрачное сотрудничество? Хотите учесть расходы на бонусы или стимулы, чтобы ваша команда была более вовлечена?
Выручка
Что касается выручки, взгляните на различные этапы уходящего года. Какой была выручка в январе и феврале по сравнению с апрелем? У вас есть источники дохода, которые будут расти? Сколько стоит каждая задача и час работы? Как продуктивность персонала повлияла на доход компании?
Окупаемость инвестиций на автоматизацию бизнеса
Автоматизация для руководителя это понимание того, что компании придется заплатить за какую-то программу, которая снизит будущие затраты. Но, как можно снизить расходы отдавая деньги со своего кармана?
Посмотрите на неполный перечень тех процессов, которые можно автоматизировать:
- Обслуживание клиента
С каждым годом поклонников чат-ботов становится все больше. Предполагается, что через год до 85% контактов будут осуществляться без участия живого человека.
- Коммуникацию
Посмотрите папку «Входящие» на электронной почте чтобы оценить то количество писем, которые пришло через массовую рассылку. Число пользователей email-сервисов будет только расти.
- Управление и организация внутренних процессов
Трудно себе представить бизнес без CRM-системы, которая автоматизирует стратегии, повышает уровень продаж, оптимизирует маркетинг и делает еще уйму работы в зависимости от функционала.
- Учет рабочего времени
Теперь для того, чтобы знать, кто, когда и во сколько пришел, сколько времени отработал вам не нужно сидеть у двери и мониторить каждого члена команды. Достаточно установить систему учета рабочего времени, которая учитывает рабочее время, а также записывает сайты и программы, использованные в процессе. Просмотр статистики займет меньше 10 минут в день.
Скорее всего, сейчас у вас есть человек или сразу несколько, которые отвечают за каждый их этих процессов. Кто-то вручную заполняет табель учета рабочего времени, а другой — ведет в Excel контроль звонков. Их ежедневную работу нужно оплачивать. Итого, каждый месяц вы отдаете круглую сумму за то, что сотрудник выполняет работу, и не факт, что без погрешностей. Дело не в том, что он плохой работник, а в том, что никто не застрахован от человеческой ошибки.
Поэтому, один раз инвестируя в сервис для автоматизации, вы прекращаете содержать дополнительный персонал и тем самым снижаете расходы компании.
Почему нужно выделить деньги именно на программу учета рабочего времени и повышения продуктивности?
Непредвиденные расходы во время пандемии включали деньги на средства дезинфекции, витамины для персонала, оплату больничных, расходы на страхование, поиск дополнительных кадров. Вы не могли игнорировать эти издержки, но и предвидеть их в 2019 было трудно.
Беря во внимание опыт уходящего года, вы заранее сформируете бюджет с учетом коронавирусных затрат. Но, эти дополнительные расходы не означают, что вы должны проигнорировать важные проекты, откладывание которых в конечном итоге приведет к ухудшению финансового положения компании.
Без системы учета рабочего времени, вы не знаете, как они расходуют рабочее время, не уверены в том, что они на 100% вовлечены в достижение целей компании. Но, продолжаете платить им 100%. Оплата непродуктивного времени одного сотрудника не повлияет существенно на финансовое положение компании — 100$ в месяц ничего не решают. Но, разве в команде один человек?
Чем дольше вы откладываете внедрение системы учета рабочего времени, тем больше денег уйдет на оплату непродуктивного времени. Но это еще не все. Вы лишаете себя возможности удвоить прибыль потому, что не учите персонал эффективно использовать время и успевать сделать больше. Начинает работать формула: меньше ценного конечного продукта, которые можно продать+оплата непродуктивной работы=меньше выручка компании.
4 причины преимущества автоматической системы учета рабочего времени
Повышение продуктивности
Использование системы позволяет командам не отвлекаться от текущих проектов. В отчетах будут видны факторы, которые влияют на продуктивность и создают проблемы. Знание того, как все работает, служит ключевым показателей для построения более успешной стратегии. И даже не придется блокировать развлекательные сайты, чтобы повысить продуктивность работы персонала.
Гибкий график
Установка системы учета рабочего времени позволяет начать день на 1–2 часа позже или взять паузу посередине работы. Позволяя это, руководитель не будет переживать по поводу потери эффективности работы. Всю статистику он увидит в личном кабинете. Пандемия показала, що транспорт может прекратить работу, дети то ходили в школу, то нет. Перейдя на гибкий график, руководитель дает сотрудникам больше свободы, и это увеличит их мотивацию и удовлетворение.
Удаленное сотрудничество
Компания получить возможность измерять результат работы персонала независимо от его местонахождения. Используя систему учета рабочего времени, менеджер увидит уровень вовлечение работника в каждый проект, а также — если его продуктивность ниже средней. По статистике будет понятно, какие бизнес-процессы работают, а какие требуют настройки и руководитель сможет дать обратную связь, основываясь на прозрачные отчеты.
Контроль бюджета
Получается, что вы закладываете деньги в бюджете на то, что управлять бюджетом. Парадокс? С помощью учета времени, вы легко узнаете, куда уходят ваши деньги. В некоторых системах учета рабочего времени, например в Yaware.TimeTracker, руководитель может создавать проекты и контролировать их бюджет, а также изменять приоритеты задач, если что-то не окупается так, как он планировал.
Каким может быть ваш 2021 год?
Сотрудники, как правило, более осознанно тратять время, если знают, что их деятельность находится под контролем. Эта осведомленность приводит к повышению продуктивности. Кроме того, система учета рабочего времени помогает менеджерам адаптироваться к любым проблемам, возникающим в процессе работы, что позволяет решать их быстрее. 2021 будет другим, чем 2020, особенно если вы внедрите учет времени и будете тратить меньше ресурсов на решение проблем постфактум.
