У некоторых людей, мониторинг сотрудников ассоциируется с назойливым начальником, который постоянно стоит на головой. Так ли он страшен, как его малюют? Давайте разбираться.
Что такое мониторинг работы сотрудников?
Это способ, с помощью которого работодатели могут отслеживать деятельность работников и их вовлеченность в задачи. Бизнес, использующий специальные программы для мониторинга, всегда знает ответы на вопросы:
- Активны или неактивны сотрудники в течение дня?
- Сколько времени они проводят в интернете?
- Играют ли они в онлайн-игры или просматривают Facebook в оплачиваемые часы?
- Какие приложения они используют и сколько времени на них тратят?
Основная цель мониторинга сотрудников это сбор данных об активности пользователей, которая не приводит компанию к поставленным целям. Готовые отчеты руководитель видит в личном кабинете с компьютера/телефона, или получает в рассылке на электронную почту.
Кроме руководителя, доступ к отчетам получают менеджеры отделов и команд. Это позволяет реализовать многоуровневую систему управления персоналом, где каждый руководитель отвечает за деятельность своих подопечных. Сотрудники также могут видеть статистику своей работы, анализировать ее и учится грамотно распоряжаться рабочим временем.
Какие данные собирает система?
Отработанное время
Программа ведет учет времени и отслеживает сверхурочную работу, опоздания, ранние увольнения, прогулы, перерывы на кофе или перекуры, выход на прогулку в середине рабочего дня. Все данные попадают в отчеты и визуализируются в виде графиков и диаграмм.
Использование компьютера
Записывается информация о всех открытых сайтах и программах с указанием того, сколько времени люди посвятили работе, когда компьютер был пассивным, и какие приложения используются чаще всего. Благодаря разделению ресурсов на три отдельные группы: продуктивные, непродуктивные и нейтральные, легко понять, где теряется время, и определить продуктивные часы.
Время совещаний, встреч, перерывов
Системы мониторинга работы сотрудников показывают, когда и сколько времени персонал отсутствовал на рабочем месте и чем конкретно был занят: работал с документами, был на совещании или перекуре, решал личные вопросы и т.д. Мониторинг оффлайн деятельности включается после 3 минут бездействия мышкой или клавиатурой (интервал можно изменять под себя).
Нарушение дисциплины
Есть программы, которые запускаются автоматически с включением компьютера — это и будет время первой рабочей активности. Даже если руководителя нет в офисе, он увидит, когда сотрудник приступил к обязанностям позже положенного. То же самое касается уходов пораньше, отгулов и выходных — вся информация автоматически записывается в табель.
Выполненные задачи
Кроме учета времени и продуктивности, некоторые системы мониторинга работы сотрудников позволяют создавать проекты и задачи. Поэтому, руководитель видит не только статус «закрыто», а также — статистику выполнения, включающую время онлайн/оффлайн, посещаемые сайты/программы/приложения.
Как подобрать решение для мониторинга?
Вот шаблон контрольного списка. Вы можете его расширить или использовать так, как есть. Он поможет выбрать систему мониторинга работы сотрудников под свои потребности.
Что думают сотрудники о мониторинге?
Согласно опросу AIN, около 60% пользователей нейтрально относятся к системе мониторинга работы сотрудников. 14,6% рассказали, что такая практика позитивно влияет на качество работы и помогает успевать больше.
Негативное отношение отметили 27,6% специалистов. Для большинства респондентов, мониторинг это доказательство недоверия к сотрудникам. Некоторые отмечают наличие стресса и снижение работоспособности.
Часто негативное отношение к нововведению формируется в результате неправильной коммуникации. Если руководитель не предупредил персонал об установлении подобной системы и втихаря начал записывать активность, то рискует потерять доверие команды. Даже самые большие страхи сотрудников можно устранить, будучи честным и открытым с ними. Еще до внедрения программы мониторинга, позаботьтесь о том, чтобы персонал понимал, что от него ожидают, какие показатели статистики хорошие, а какие нужно улучшать. Что будет если система зафиксирует непродуктивную деятельность?
4 способа сделать так, чтобы сотрудники сказали «да» мониторингу
При надлежащей коммуникации мониторинг сотрудников можно реализовать без негативного влияния на рабочую атмосферу. Чтобы мотивировать персонал вести мониторинг, воспользуйтесь следующим набором основных рекомендаций:
- Создайте руководящие группы
Как в случае с любым нововведением, должны быть люди, которые разобрались в вопросе, протестировали продукт и готовы донести его ценность другим. - Разработайте политику использования компьютеров и попросите сотрудников подписать ее
Документ должен включать правила общего пользования, интернета, безопасности. Получение подписанной политики гарантирует, что в сотрудников есть понимание ожиданий в отношении использования принадлежащего компании оборудования. - Сначала обучите менеджеров
Как только решение будет принято, начните обучать управленческие команды. Если вы работали с компанией-разработчиком над развертыванием системы мониторинга работы сотрудников, договоритесь, чтобы их сотрудник провел демонстрацию продукта. - Поручите менеджерам представить решение своим командам
Подумайте о разработке презентации или короткого видео, которым они поделятся и объяснят важность мониторинга для сотрудников. Менеджеры смогут донести, что это используется не для слежки за сотрудникам, а для повышения общей продуктивности в компании. - Собирайте отзывы и вопросы персонала
Первые дни использования важны для коммуникации. Создайте форму, если нужно — анонимную, где персонал сможет делиться своими впечатлениями от мониторинга. - Предоставляйте необходимую поддержку
Реагируйте на обратную связь и отвечайте на вопросы от персонала. Это поможет правильно позиционировать и настроить их доброжелательно с первых дней.
Остались вопросы? Давайте их разберем!
Законно ли контролировать работу персонала?
Все зависит вашего позиционирования процесса. Есть понятия анализа работы персонала, то есть лояльное наблюдение, «со стороны». Есть контроль с целью найти «плохих» сотрудников и дать «по шапке». А есть — слежка. И если первых два с законами как-нибудь уживаются, то последний вариант точно вне закона.
Должен ли я сообщать персоналу своим сотрудникам, что я слежу за их деятельностью?
Поставьте себя на место сотрудника. Вы хотели бы это знать? При внедрении мониторинга, уведомите персонал и объясните им причину установки программы. Доверительные и открытые отношения с самого начала позитивно настроят ваших подопечных.
Какая преимущества мониторинга работы сотрудников?
В компании удастся устранить утечку денежных средств на оплату непродуктивного времени и получить более глубокое понимание того, что делают члены вашей команды. Внедрения мониторинга работы сотрудников это один из принципов построения прозрачного сотрудничества, в котором просто управлять, делегировать и организовывать процессы.
Какие недостатки мониторинга работы сотрудников?
Иногда, установка программы для мониторинга работы на компьютере влияет на моральный дух команды. Они могут воспринять нововведение, как символ недоверия и посягательство на конфиденциальность. Этот минус можно сделать плюсом с помощью правильной коммуникации.
