От истории возникновения до советов по безболезненному внедрению
Каждая минута на счету: почему вам нужен учет рабочего времени
Каждый бизнес, успешный или нет, имеет одну общую черту: 8 рабочих часов. На что их расходуют ваши сотрудники?
Внедрение программ учета рабочего времени стало нормой для бизнеса. Тем не менее многие компании по-прежнему считают время на листе бумаги или в электронной таблице. Хотя, это требует дополнительных усилий и не исключает человеческую ошибку.
Без данных в реальном времени этим компаниям не хватает знаний о том, как персонал расходует время. Они не до конца понимают, кто нарушает распорядок дня и как часто это происходит. Они не могут измерить уровень продуктивности персонала. Им не хватает данных для принятия стратегических бизнес-решений или быстрого реагирования на возникшие трудности. Но обо всем по порядку.
История тайм-трекинга
Это не новая концепция. Первоначальные версии использовались еще в конце 1880-х годов, как способ контроля прихода и ухода сотрудников с офиса. По мере развития технологий модернизировались методы отслеживания. Современные программы учета рабочего времени, такие как Yaware.TimeTracker, теперь могут записывать данные удаленно, отправлять уведомления и автоматически рассчитывать зарплату.
Они также позволяют работникам контролировать свое время и отслеживать выполнение задач. Поскольку компании растут и стремятся иметь как можно больше сведений о работе персонала — всплеск отслеживания времени был неизбежен. Сейчас существуют десятки приложений, и вполне вероятно, что ваш работодатель либо спросил, либо спросит вашего согласия на этот тип мониторинга.
Что такое тайм-трекинг?
Руководителям важно понимать, сколько времени отработал сотрудник потому, что от это зависит эффективность каждого отдела и бизнеса целиком. Это базовый метод контроля. Кроме него, есть еще варианты, которые отличаются друг от друга за типом собранных данных.
Простое отслеживание времени
Фиксируется время начала и окончания работы с помощью программы на компьютере, биометрической системы или СКУД. Иногда, для этого вручную заполняют электронную таблицу. В результате руководитель получает только количество отработанных часов — сухие цифры, которые не дают понимания того, чем занимался человек от и до положенного времени.
Контроль действий на компьютере
Выполняется с помощью кейлоггера или тайм-трекера. В обоих случаях идет запись каждого нажатия клавиш или мыши, но кейлоггер выдает нескончаемый поток информации, для анализа которой нужен дополнительный день. ПО обычно визуализирует данные и подает в виде графиков и диаграмм. Это упрощает восприятие статистики. В отчеты записываются:
- использованные сайты;
- перерывы в работе;
- непродуктивные и отвлекающие факторы.
Отслеживание проектов и задач
Если руководитель использует системы постановки задач, то получает только ключевые моменты и статистику выполнения каждой единицы работы. В программе учета времени фиксируется момент закрытия задачи, а также вся информация с двух предыдущих пунктов. Если выбрать Yaware.TimeTracker и задать почасовую ставку, то можно автоматизировать процесс расчета зарплаты.
Контроль прихода и ухода сотрудников с работы
Биометрическая система или СКУД не показывает когда реально человек начинает работу. Если он пришел в офис в 9 утра, заварил кофе, поговорил с коллегами, то фактически приступает к обязанностям на 20–30 минут позже. Только приложение, которое устанавливается на компьютер, может выявить такое латентное опоздание. А также, показать насколько продуктивным было пребывание в офисе.
Преимущества программ учета рабочего времени персонала
5 в 1, комбо, универсальный способ… Называйте, как хотите, тот факт, что современные сервисы сочетают то, что вам нужно в одном функционале. Если бы пришлось описывать преимущества тремя словами, то это:
- Кто?
Сервис автоматически собирает данные о каждом члене команды — штатном или удаленном. Как только, человек включает компьютер — запускается запись всех действий. Статистика покажет, что некий Бондаренко начал работу в ХХ:ХХ часов и пользовался сайтами 1, 2, 3… Ту же самую информацию можно увидеть о коллегах Бондаренко, сравнить их работу или получить общую картину продуктивности отдела. - Что?
Включил компьютер это не значит, что приступил к обязанностям. Между пунктом А (началом дня) и пунктом В (окончанием) есть еще путь длиной в 8 часов. В течение этого времени, сотрудник не только выполняет задачи, он также занят мелкими процессами — помощь коллеге, ответ на электронное письмо, коммуникация с руководителем. А еще, обед по распорядку. Программа учета рабочего времени покажет что делал каждый член команды в ту или иную минуту и уровень продуктивности.
- Когда?
Большинство сервисов функционируют в режиме реального времени. Фотография дня обновляется, чтобы руководитель видел актуальную статистику, что с компьютера, что с телефона. Преимущество хранения данные в облаке в том, что за два клика доступна статистика за вчера или за прошлый год. Если нет смысла в ежедневном контроле работника, можно настроить рассылку месячных или квартальных отчетов на электронную почту. То есть, с любого места на Земле, вы узнаете кто из сотрудников, что делал в нужный момент времени.
Как внедрить программу учета времени без стресса для сотрудников?
За 10 лет работы в сфере тайм трекинга, мы собрали советы, которые помогут вам добиться расположения персонала. Вот то, что сработало в наших клиентов и вам поможет:
- Правила одни для всех
Сначала создайте систему, а потом заставьте ее работать на вас. Убедитесь, что подопечные понимают, как будет учитываться время, кто и как часто будет проверять результат. Отдельно обсудите вопросы из категории: «Что будет, если моя продуктивность будет ниже, чем у коллеги? Будут штрафы?». - Зачем сотруднику ваш тайм-трекинг?
Кому-то достаточно услышать причину, а некоторым потребуются «железные» аргументы, подтверждающие ценность отслеживания времени. С самого начала, стройте доверительные и прозрачные отношения и возможно вам не понадобятся следующие советы.
- Идите навстречу
Человеку должно быть удобно использовать программу учета рабочего времени. Чем меньше препятствий между пользователем и системой, тем больше вероятность, что он ее примет. Выберите трекер с простым функционалом и помогите его настроить — за 2–3 клика юзер должен получать все, что нужно. - Спрашивайте, слушайте и слышьте
Ваши сотрудники — специалисты в бизнесе. Поскольку они день за днем работают с тонкостями, их отзывы неоценимы для принятия правильных решений и корректировок. Следите за тем, как команда адаптируется к отслеживанию. Если у них есть какие-либо проблемы, опасения или предложения, используйте эти отзывы для улучшения вашей системы. Чем легче им будет, тем больше вероятность, что они сохранят эту привычку.
В общих случаях данные об учете рабочего времени должны храниться 1 год. А если рассматривать его как бухгалтерский инструмент — 3 года. 75 лет — если речь идет о вредных условиях труда. Законодательство отличается в зависимости от страны, но общим остается тот факт, что ручное заполнение затратное, что по времени, что по человеческим ресурсам. Наличие программы учета времени персонала помогает сосредоточиться на ведении бизнеса, а не на рутинных, организационных вопросах.
