Гибкий график работы: внедрение, мониторинг и подсчет отработанного времени.
QuickBooks провел опрос по заработной плате и льготам, в ходе которого 1000 сотрудников расспрашивали об их удовлетворенности и о том, какие льготы они предпочли бы от своего работодателя. В одном из ключевых вопросов респондентам задавался вопрос, какой стимул будет их мотивировать больше всего.
Как вы думаете, что это было? Больше денег? Больше оплачиваемого свободного времени? Удивительно, но ни то, ни другое.
Хотя эти моменты важны, 76% респондентов выбрали гибкий график работы как лучший стимул, который может предложить их работодатель.
Гибкий график работы больше не является делом фрилансеров — многие «традиционные» компании предлагают его своему персоналу. Существует множество доказательств того, что этот подход к работе имеет решающее значение для удовлетворенности, продуктивности персонала и успеха компании целиком, но если вы не ведете учет рабочего времени сотрудников может быть сложно контролировать процесс, особенно если по гибкому графику работают большие команды. Но, обо всем по порядку.
Что такое гибкий рабочий график?
Гибкий график работы — это возможность приходить и уходить с работы в пределах конкретного времени или выбирать дни работы. Например, сотруднику разрешается начинать день 9 до 11 часов и заканчивать — с 5 до 19 часов. Или он может отработать в воскресенье вместо пятницы.
Как работодатель, вы можете предложить персоналу различные варианты сотрудничества, например:
- неполный день;
- удаленку;
- организацию работы в любом месте;
- плавающее время начала/окончания дня;
- посменный график;
- сезонную работу;
- сжатую рабочую неделю.
Альтернатива традиционной рабочей недели становится все более распространенным явлением в бизнесе потому, что сотруднику может потребоваться гибкий график работы, не каждый день, а тогда, когда дети ходят на прием к врачу, путешествие выходного дня начинается в 14:00 в пятницу или во время родительских собраний.
Конечно, что на рабочих местах, часто промышленных, производственных, складских или ориентированных на клиентов, таких как розничная торговля, медицинские учреждения, продуктовые магазины и станции обслуживания, гибкий график зависит от степени взаимозависимости, необходимой в работе. Медсестре, которая работает в послеобеденную смену, будет сложно проявить гибкость, если нет коллеги для подстраховки.
Также, гибкий график должен охватывать все рабочие часы, в течение которых компания производит продукт или обслуживает клиентов.
Преимущества для руководителя
Перечисленные выше компоненты гибкости не так просты, как может показаться. Реальность такова, что работодателям все равно придется вводить некоторые ограничения, например, потребовать, чтобы сотрудники работали в определенные «основные часы», которые совпадают с другими членами команды. Это обеспечит регулярные встречи команд. Тем не менее, есть ряд неоспоримых преимуществ гибкого графика работы.
Сотрудники смогут работать, когда они наиболее продуктивны
Одна из причин, по которой работодатели не разрешают альтернативное время работы заключается в том, что они переживают смогут ли удержать эффективность персонала. Однако, гибкий график, в том числе удаленная работа, повышают продуктивность персонала. Это доказывает статистика учета рабочего времени сотрудников предоставлена компанией Yaware.
Зарегистрируйтесь и проверьте, где ваши сотрудники более продуктивны: дома или в офисе.
Гибкость позволяет сотрудникам стать более эффективными — не чувствовать себя выгоревшими, пытаясь работать в свое непродуктивное время.
Вы даете персоналу чувство автономии
Людям нравится контролировать свое расписание — это повышает их ответственность за работу и личную жизнь, а позитивно влияет на уровень доверия в компании. Результаты имеют большее значение, чем количество отработанных часов и даже важнее того, где сотрудник их проведет. Журнал The Economist обнародовал график, который подтверждает то, что меньшее количество часов работы коррелирует с более высоким уровнем продуктивности в виде увеличения ВВП (валового внутреннего продукта). Поэтому, почему бы не позволить людям выбирать время, которое им необходимо для достижения наилучших результатов?
Гибкий график работы позволяет нанимать и удерживать ценных кадров
Предоставление альтернативного графика — одно из самых важных преимуществ, которое сотрудники хотят получить от своих работодателей.
Опрос показал, что 80% работников предпочитают свободу в выборе времени работы, а 35% заявили, что ставят гибкий график выше возможности карьерного роста. А еще, респонденты готовы получать на 8% ниже зарплату, если смогут работать в компании с гибким графиком. Для вас новость то, что 30% опрошенных бросили работу из-за того, что были вынуждены придерживаться традиционного графика? А теперь подумайте о том, во сколько компании обходится найм нового сотрудника и вы поймете, что гибкий график, в долгосрочной перспективе, значительно сэкономит ваши средства.
Вы повышаете уровень удовлетворения и вовлеченности в работу
Вовлеченные сотрудники понимают свой вклад в успех компании и работают более продуктивно в команде, где уважают и расширяют их возможности.
И, как вы уже догадались, один из лучших способов сделать это — разрешить работать по гибкому графику. Этим вы говорите, что доверяете им, независимо от того, где и когда они выполняют свои обязанности.
Вовлеченные и счастливые сотрудники это, те которые:
- Болеют так, что не могут пойти в офис, но в состоянии выполнять работу из дома;
- Лояльные и хорошо держать баланс между работой и личной жизнью, благодаря гибкому графику;
- Являются частью компании так долго, что заслуживают на альтернативные варианты сотрудничества без потери качества работы.
Секреты перехода от традиционного графика к гибкому
Гибкий график предусматривает то, что сотрудники будут присутствовать в течение ежедневного «основного времени». Знание этого помогает тревожным менеджерам сделать первые шаги к внедрению альтернативных вариантов. Если вы готовы попробовать — вот несколько шагов, которые можно и нельзя делать во время реализации гибкого графика, выгодного для работодателей и для сотрудников.
- Дайте себе время
Не спешите получить все и сразу. Сначала попробуйте «гибкие пятницы», а затем внедряйте альтернативную рабочую неделю. Что касается часов, начните с основного времени, включая то, что персонал должен присутствовать на собраниях или других ключевых мероприятиях.
- Не наказывайте сотрудников, если они поначалу не вкладываются в основное время
Помните, речь идет о гибкости, а не о доказательстве того, кто в власти. Ничто не испортит новшество, как чувство страха и гнева, окружающее то, что должно сделать вашу компанию более успешной.
- Беседуйте с персоналом
Установите показатели для команд и привлеките людей к ответственности, если они не соблюдаются. Но прежде чем предпринять какие-либо радикальные меры, поговорите со своими людьми и предоставьте им самим решить, как улучшить результаты ниже номинального.
- Не делайте исключений без уважительной причины
Будут отделы, которые невозможно перевести на гибкий график. По возможности подумайте об обходном пути, который позволил бы некоторым членам команды работать из дома в определенные дни. Если это невозможно, дайте этим командам другую мотивацию, чтобы уменьшить неудовлетворение.
- Признавайте достижения сотрудников
Легче узнать о победах персонала, если он сидит в нескольких метрах от вас или работает в одно и то же время. Когда у вас разные графики, для этого потребуются более целенаправленные усилия. Гибкий график работы повышает продуктивность, поэтому убедитесь, что все в команде осознают преимущества и признавайте успех каждого ее члена.
Как контролировать отработанное время?
Независимо от выбранного графика: посменного, сжатого, свободного, традиционного, — руководитель ожидает, что персонал будет нести ответственность за выполнение работы и достижение целей на должности.
Доверие является самым важным элементов успешной работы по гибкому графику. Также важны измеримые показатели и четкий учет рабочего времени сотрудников.
Даже при самом гибком графике, который позволяет сотрудникам приходить и уходить по своему желанию или работать удаленно, менеджеры должны установить характеристики по которым они поймут, что все идет по плану. В список можно включить:
- количество отработанного времени;
- уровень продуктивности;
- нижнюю границу непродуктивного времени — ресурсов потраченных на социальные сети и развлекательные сайты;
- временный интервал начала и окончания рабочего дня;
- почасовую ставку.
Ручная проверка качества удаленной работы и работы по гибкому графику требует много времени и усилий, особенно если в команде более 10 человек. Поэтому, используют автоматические системы. Они предоставляют всю необходимую информацию в виде удобных отчетов. Например в Yaware.TimeTracker вы сможете настроить график работы для каждого сотрудника или отдела, максимально персонализировать сбор статистики и смотреть ее не только с компьютера, но и телефона. С этой программой вы позволите сотрудникам начинать и заканчивать день на свое усмотрение, точно зная, что они продуктивны и совестно выполняют обязанности.
Есть вероятность, что некоторые работники могут воспользоваться альтернативным графиком, чтобы работать меньше. Если вы не пользуетесь системой учета рабочего времени сотрудников, будет сложно отличить гибкий график от халтуры.
С другой стороны, более преданные сотрудники могут перерабатывать. В теории это звучит хорошо, но может быть прямым путем к выгоранию.
Чтобы обеспечить наличие всех необходимых данных для анализа, используют автоматизированные системы. Они помогают руководителю перейти от постсоветского строгого графика к более гибкому и тем самым увеличить шансы на успех компании.
Когда вы находите альтернативы, то заставляете себя оценивать работу персонала по тому, что действительно важно, а не по их физическому присутствию в офисе в одно время с вами. Это способствует формированию культуры, ориентированной на результат, и помогает бизнесу процветать.
Работайте умно, работайте гибко
Учитывая влияние COVID-19 на бизнес среду, люди узнали, что гибкий график уравновешивает рабочую и домашнюю жизнь. И то, что удаленка имеет свои преимущества, в том числе возможность быть более продуктивным. Работодатели также поняли, что от их умения адаптироваться и быть гибким, зависит успеха бизнеса в чрезвычайной ситуации.
Когда пандемия закончится, есть большая вероятность того, что бизнес среда задумается над тем, что выбрать: офис или удаленную работу. Тенденция альтернативного графика была на подъеме еще до 2020, просто стала более распространенной потому, что приносит пользу как работодателю, так и сотруднику во многих отношениях. И хотя это может означать кардинальный сдвиг в том, как вы делали что-то раньше, гибкое планирование сейчас поможет вам добиться успеха в будущем.
Yaware.TimeTracker предоставляет программу учета рабочего времени сотрудников , которая упрощает переход на удаленную работу и свободный график. Они знают не только тонкости повышения продуктивности, но и делают сотрудничество более точным и прозрачным.
Закажите презентацию тайм-трекера и узнайте, как дать персоналу больше свободы и не потерять продуктивность работы.
