Удалите повторяющиеся задачи с ежедневной рутины — это сохранит вам время и деньги.
Табель учета рабочего времени — это таблица для записи времени, потраченного конкретным сотрудником на работу, задачи, проекты или клиентов. Раньше для этого использовались бумажные листы, а потом всю статистику перенесли в электронные таблицы.
Табель это важный бизнес-документ и в то же время, один из самых неточных. Исследования показывают, что 8 из 10 ручных учетов рабочего времени содержат ошибки, которые необходимо исправить.
К счастью, автоматический табель учета рабочего времени, программа, позволяет записывать и отслеживать время без вмешательства человека. Это означает, что вы, как работодатель, сможете точно узнать, сколько часов отработал каждый сотрудник. Прилагая минимум усилий для этого.
Сервис отслеживает время, оценивает продуктивность персонала, знает кто и когда был в отпуске, выставляет счет клиенту, рассчитывает заработную плату — почасовую ставку или оклад.
Как работает автоматический табель учета рабочего времени?
Программное обеспечение автоматически фиксирует всю рабочую активность и сохраняет данные пользователя. То есть, вся информация, записывается и обновляется каждые 15 минут без активного вмешательства человека. Отчет показывает:
- сколько дней фактически отработал каждый сотрудник за месяц;
- сколько времени работник отсутствовал и по какой причине: больничный, отпуск или выходной;
- график отпусков персонала;
- нарушения графика: опоздания, задержки, уходы раньше положенного;
- данные о работе штатных и удаленных сотрудников;
- зарплату за месяц работникам с почасовой оплатой труда;
- статистику тех, кто работает посменно, ночью или по стандартному графику.
Насколько точный автоматический табель учета рабочего времени?
В отличие от человека, который, не всегда может сосчитать все, над чем он работает, программа безошибочно фиксирует наименьшее действие. Эти данные напрямую отображаются в табеле, благодаря чему конечный результат является точным отражением того, что на самом деле делал сотрудник. Никто не сможет изменить статистику задним числом. Компания Yaware, разработчик тайм-трекер, даже зафиксировала этот момент в своих условиях предоставления услуг: «Мы не можем вносить изменения в отработанную статистику Ваших сотрудников, например: добавлять, вычитать или изменять уже отработанное время». Если этого не делают разработчики, то сотрудник или менеджер тем более не могут изменить данные постфактум.
В безопасности ли ваша информация?
Несомненно, как минимум в случае с Yaware.TimeTracker. Компания хранит данные на Amazon Web Services, использует 128-битное SSL-шифрование и создает ежедневные резервные копии. Большинство автоматических табелей учета рабочего времени созданы на базе SaaS — облачного ПО. Это значит, что вся информация защищена от кражи и находиться в быстром онлайн-доступе. Также, настройки, которые осуществляет пользователь, все данные и статистика — частная информация и предоставляется только владельцу учетной записи.
Если стандарты безопасности компании предусматривают хранение информации исключительно в пределах корпоративной сети, существуют локальные версии Enterprise. Это значит, что программа устанавливается только внутри компании и все данные хранятся исключительно на ее корпоративных серверах. Enterprise предлагает тот же функционал, что и SaaS решение.
Преимущества автоматического табеля учета рабочего времени
Главная ценность автоматизации в том, чтобы человек не тонул в административной работе, а освободил время для работы над более важными задачами. Кроме того, вы:
- всегда будете знать, как сотрудники расходуют время;
- получите полную картину продуктивности персонала и компании;
- улучшите процесс отчетности и анализа работы;
- обеспечите клиентам прозрачность выставления счетов;
- устранение узкие места в отчетности за месяц/квартал/год;
- снизите затраты, связанные с обработкой и хранением данных;
- покажете сотрудникам их статистику работы, чтобы они увидели пик своей продуктивности, а также устранили отвлекающие факторы.
5 лучших программ на 2021 год
Мы разобрались в том, что автоматический табель учета рабочего времени приносит пользу как директору, так и сотруднику и HR-менеджеру. Приложения условно можно разделить на простые и комплексные. Только вам решать — интегрировать тайм-трекер с другими инструментами или выбрать программное обеспечение для комплексного управления бизнесом, которое сочетает в себе несколько необходимых вам функций. Главное, чтобы выбранная программа упрощала ведение табеля. Обратите внимание на эти варианты:
Yaware.TimeTracker
Мы уже упоминали о нем. Этот тайм-трекер занял первую позицию в списке из-за своего большого набора функций и простоты в использовании. Yaware.TimeTracker упрощает управление сотрудниками и расчет заработной платы для офисных и удаленных команд. Табель легко автоматизировать независимо от того, где и как работают ваши сотрудники. Расширенная отчетность способствует анализу продуктивности, расчету стоимости проекта и задачи, просмотру посещаемости сотрудников. Эти данные позволяют получать больше прибыли за то же рабочее время.
Ключевые функции:
- Автоматизированный табель учета рабочего времени;
- Мониторинг использованных сайтов и программ;
- Учет времени совещаний, встреч, перерывов;
- Контроль нарушений рабочего графика;
- Бюджетирование проекта;
- Расчет заработной платы;
- Оперативные уведомления на email и мобильный телефон;
- Измерение продуктивности;
- Статистика в режиме реального времени.
Цена: 14 дней бесплатного тестирования всех функций, бесплатный учет времени до 5 сотрудников, стоимость подписки от 3$/пользователя в месяц.
Timesheets.com
Timesheets.com позволяет отслеживать время как вручную, так и автоматически. Приложение ориентировано на команды разработчиков программного обеспечения. В мобильном варианте, руководитель получит ограниченные данные GPS о том, где находятся его сотрудники.
Ключевые функции:
- Учет времени;
- Табель учета рабочего времени;
- Отслеживание расходов;
- Составление отчетов.
Цена: от 5$/пользователя в месяц
Tempo
Это решение для учета рабочего времени для Jira и Zendesk. Tempo также интегрируется с календарями Google и Microsoft для удобного отслеживания встреч.
Пока вы ведете учет времени, приложение помогает отслеживать расходы, бюджет и ресурсы.
Ключевые функции:
- Табель учета рабочего времени;
- Отслеживание затрат;
- Планирование ресурсов;
- Управление бюджетом.
Цена: зависит от набора функций и рассчитывается персонально.
BeeBole
BeeBole — это веб-приложение, которое помогает владельцам и менеджерам бизнеса понять, как сотрудники используют свое время в течение дня. Собирая информацию, вы можете анализировать эти данные с помощью документов Google или Office. Вы также можете создавать собственные отчеты для просмотра в приложении или экспорта в другую программу.
Ключевые функции:
- Автоматический табель учета рабочего времени;
- Учет явки и отсутствия сотрудников;
- Наличие рабочего расписания;
- Отчеты.
Цена: от 6,97$/пользователя в месяц.
Xpress
Это простая система учета рабочего времени: сотрудники вводят свое время, а руководитель его утверждает. Подойдет для тех, кто ищет только учет времени без продвинутых функций. Это особенно полезно для больших команд, которые не хотят платить ежемесячную плату за каждого пользователя.
Ключевые функции:
- Табель учета рабочего времени;
- Отслеживание посещаемости сотрудников;
- Бюджетирование проекта;
- Составление отчетов.
Цена: Xpress не взимает ежемесячную плату за пользователя, единовременный платеж составляет 95,59$ и включает в себя неограниченное использование.
Итоги
Автоматизация табеля учета рабочего времени — ключ к повышению прибыли. Она гарантирует, что вы получите безошибочное отслеживание времени и уверенность в справедливом расчете зарплаты. Независимо от местонахождения персонала.
Использование комплексной системы учета рабочего времени способствует гибкому графику работы. Владея статистикой, вы сможете позволить персоналу начинать день на 1–2 часа позже, делать паузы в процессе работы, адаптировать время под их потребности и не боятся, что будут недоработки. Табель гарантирует, что у вас будет достаточно данных для того, чтобы принимать более обоснованные бизнес-решения.
Но чтобы воспользоваться всеми этими преимуществами, вам нужно выбрать правильную систему для своего бизнеса. Обращайте внимание на программу, которая работает на разных операционных системах, имеет мобильное приложение, автоматизирует ключевые показатели и, в то же время, простая в использовании.
Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатной пробной версией Yaware.TimeTracker и посмотрите, насколько она эффективнее, чем любая традиционная электронная таблица. Или закажите персональную демонстрацию продукта, чтобы увидеть, как приложение будет работать для вашего бизнеса.
