Внутри инструкция, чтобы ничего не пропустить
Люди облегченно вздыхают — приближается конец 2020. Тем временем руководители компаний начинают планировать работу на год вперед. Но чтобы знать, куда вы идете, важно понимать, где вы были.
Саймон Синек, автор книги «Начни с того, почему» советует владельцам бизнеса сосредоточиться на том, почему вы делаете то, что делаете. Постоянно задавая себе этот вопрос, вы правильно расставите приоритетность в бизнесе, а она должна быть: сотрудник, клиенты, акционеры. Начнем с первой составляющей — бизнес-обзора работы персонала за год.
Годовой отчет — это возможность разобраться, как команды провели последние 12 месяцев, пересмотреть и улучшить кадровые процедуры, такие как набор, развитие и удержание талантов в компании. Разумеется, что анализ должен базироваться на цифрах и статистике, поэтому придется отложить в сторону интуицию и выводы в стиле «мне не нравится Ковальчук, поэтому он — самый непродуктивный работник». Идеально, если вы пользуетесь тайм-трекером для сотрудников. В нем собрана вся статистика за год и отчеты позволяют сделать выборку по заданным параметрам, ее и используем.
Почему годовой отчет важен для компании?
Он предоставляет ключевую информацию о работе. Вам, как руководителю, не нужно читать его как роман — от корки до корки. Задача в том, чтобы выяснить, где была компания, где она сейчас и куда движется.
Что дает вам годовой отчет по работе персонала?
- Понимание того, как сотрудники расходуют свой главный ресурс — время;
- Тенденцию изменения продуктивности за год в виде понятных графиков и диаграмм;
- Сведения об успешных и неуспешных действиях в компании;
- Информацию о том, кто самое сильное и слабое звено среди сотрудников;
- Картину того, за что вы платите деньги персоналу;
- Стоимость каждой единицы работы;
- Понимание необходимых изменений в кадрах;
- Подсказку на что делать упор в 2021 году.
Вы согласны с тем, что отношения между компанией и сотрудником — равноценный обмен? То есть, работник инвестирует свое время и усилия, а директор вознаграждает его зарплатой. Иногда, баланс смещается в одну из сторон и годовой отчет нужен для того, чтобы понять оплачивает ли компания действительно продуктивное время или тратит больше, чем зарабатывает.
3 рекомендации по составлению подробного обзора
Цели на год
Прежде чем переходить к анализу работы, вспомните, как вы планировали провести этот год? Какие цели прописывали?
Это отличный способ структурировать данные, на которые вы собираетесь посмотреть, и сравнить, соответствуют ли они вашим ожиданиям. Если вы не ставили цели тогда просто подумайте, как вы бы хотели, чтобы сотрудники расходовали рабочее время.
Это поможет получить более подробное и реалистичное представление о том, где именно находится ваш бизнес.
Сложные вопросы
Спросите себя, достигли ли все, что планировали? Почему нет? Что помешало? Как вы можете улучшить текущую ситуацию? Основываясь на эти «почему», «что» и «как», вы сможете поставить цели на будущее. Вот еще варианты сложных, но важных вопросов:
- Чего мы достигли в этом году?
- Какие стратегии мы использовали?
- Какие уроки мы извлекли за последние 12 месяцев?
- Каковы были наши самые большие неудачи?
- Почему мы столкнулись с ними?
- Какие шаги мы можем предпринять, чтобы избежать подобного в будущем?
Четкие параметры для оценки
Чтобы иметь возможность правильно анализировать работу персонала, вам необходимо установить четкие, числовые показатели оценки. К ним можно отнести минимальное количество отработанного времени в день/сотрудника, уровень продуктивности, стоимость задачи и часа работы и другие. Эти аспекты следует тщательно изучить в тайм-трекере, чтобы определить факторы, которые способствовали росту компании. Они также подскажут шаги, которые необходимо предпринять в будущем.
Из чего состоит годовой отчет по работе персонала?
Сотрудники — главный ресурс компании. Одни работают в одиночку, а другие — в составе команд. Поэтому, имеет смысл проанализировать отдельно работу каждого члена и отделов целиком. В бизнес-обзор деятельности персонала стоит включить 3 главные составляющие:
Обзор продуктивности
Качественный ежегодный бизнес-обзор должен содержать параметры, указывающие на уровень эффективности работы компании или каждой ее части. В обзор продуктивности стоит включить:
- общее количество отработанного времени;
- сравнение продуктивности работы отделов;
- суммарное время переработок;
- список нарушений рабочего графика и сотрудников, которые чаще всего их осуществляют;
- динамику продуктивности за год;
- топ активности среди сотрудников;
- главные отвлекающие ресурсы;
- количество времени, потраченное в год на социальные сети.
Иногда, этой информации достаточно для понимания того, как обстоят дела у вашей компании и ее сотрудников. И если вы правильно ее проанализируете, то другие элементы годового отчета по работе персонала может не придется составлять — вы поймете, почему компания зарабатывает или работает в убыток.
Основные достижения
Тайм трекер для сотрудников позволяет группировать персонал и назначать менеджеров каждого подразделения. Очень удобно именно для анализа достижений, ведь непосредственный руководитель лучше всех знает, кто в его команде самое сильное звено. Поэтому, часть годового отчета вы можете делегировать на менеджеров, но определить для них показатели, который они должны включить в свой обзор. Например:
- рейтинг продуктивных сотрудников отдела;
- зависимость эффективности работы
- динамика продуктивности и роста заработка на одном графике;
- список прибыльных проектов;
- рейтинг проектов по времени закрытия.
Финансовое состояние
Из-за этого мы здесь и собрались. Деньги — главный показатель успешности бизнеса. Описывают, насколько компания прибыльна и какие есть методы масштабировать заработок. Важно понимать, что здесь идет речь о финансах, которые касаются работы сотрудников:
- расходы на выплату зарплаты персоналу;
- годовая разница между фактическими расходами и утвержденным
- бюджетом на проекты;
- стоимость задачи и часа работы сотрудников;
- рейтинг непродуктивных сотрудников + их годовая заработная плата.
Сюда же вы можете включить общую информацию движения средств компании, чтобы лучше спрогнозировать доходы и расходы на ближайшие 12 месяцев.
Садитесь за составление годового отчета
Ведь, есть только 2 варианты развития событий в будущий год:
- Вы плывете по течению: действуете на основе интуиции, а не реальных цифр. И конечно же, не оцениваете уровень успешности своих действий. Не имея представления о том, как улучшить работу компании, вы рискуете остаться позади конкурентов.
- Вы регулярно анализируете работу персонала и на основе статистики принимаете важные решения для жизнедеятельности бизнеса.
И вы знаете, какое решение принять.
Годовой отчет по работе персонала — это фотография продуктивности компании за последние 12 месяцев. Понимание всех тонкостей, помогает масштабировать бизнес и создавать прозрачное сотрудничество. К слову, правдивость в бизнес-обзоре является ожидаемой и обязательной, но иногда информация включает личное мнение руководителя, в которое он искренне верит. Еще и поэтому, тайм-трекер для сотрудников — лучший способ получить правдивые данные. В этой инструкции есть все: начиная от того, какой отчет нужно открыть и куда нажать для выбора статистики за год + ссылки на подробные объяснения.
Скачать пошаговую инструкцию: Как сделать годовой отчет за час в Yaware.TimeTracker?
Если вы еще не ведете учет рабочего времени, воспользуйтесь бесплатным тестовым периодом. В течение 14 дней у вас будет возможность попробовать полный функционал, собрать первую статистику работы сотрудников и оценить ее важность для бизнеса. Зарегистрируйтесь здесь!
